Hootsuite , Ha lanzado una actualización que mejora la gestión de equipos que trabajan en redes sociales . El nuevo paquete de herramientas facilita, mediante equipos de trabajo, la asignación de diferentes niveles de acceso; la distribución de mensajes de seguimiento de tareas; y la seguridad y la escalabilidad de la gestión de cuentas. Sacar partido a Hootsuite Teams, será tarea de los jefes de equipos en agencias; responsables de redes sociales; social media managers; community managers; y personas encargadas de trabajar la presencia de las marcas y las empresas en social media. Aquí os dejo algunos consejos para hacerlo de la mejor manera posible.

Cómo aprovechar Hootsuite Teams:

1.- Reestructura y renombra los equipos que te ha presentado Hootsuite Teams:

Hootsuite ha cambiado la estructura de los equipos que ya tenías creados (si es que lo habías hecho). Esta nueva estructura dependerá del tipo de cuenta que tengas en Hootsuite.

- Cuenta Gratis (sin miembros de equipo), podrás utilizar el nuevo formato de Perfil de Usuario, pero no podrás crear una organización.

- Cuenta Pro sin miembros de Equipo: No tendrás equipos creados, pero tendrás la posibilidad de crear una organización.

- Cuenta Pro con 2 miembros de Equipo (dueño +1 miembro): Aquí es donde se producen los primeros cambios, ya que Hootsuite te habrá creado un equipo, con la estructura de redes sociales que ya tenías configurada. (Más info >)

- Cuenta Pro con más de 2 Miembros y menos de 20 Perfiles Sociales: Tendrás un equipo por red social. Podrás unificar o crear equipos más grandes. Agregar redes sociales, miembros y organizar permisos de equipo. (Más info >)

- Pro con más de 2 Miembros y más de 20 Perfiles Sociales. (Más info >)

- Cuenta Enterprise con menos de 100 Perfiles Sociales. (Más info >)

- Cuenta Enterprise con más de 100 Perfiles Sociales. (Más info >)

Al reestructurar tus equipos identifícalos con nombres que reconozcas. Distribuye y agrupa los miembros de acuerdo a sus tareas y responsabilidades. Y aprovecha para eliminar los perfiles que puedan tener permisos duplicados. La buena organización desde el principio será clave en el éxito de la gestión.

2.- Crea perfiles para cada miembro de tu equipo.

- Asegúrate que cada miembro que utilice esta herramienta complete la información básica de su perfil de usuario .

- Sin ser pesado, intenta evitar los avatares . Trabajar con "rostros" es mucho mejor y facilitarás el reconocimiento de las personas a nivel interno.

- Preocúpate de que los perfiles muestren los idiomas o países que gestiona cada persona (en equipos internacionales es imprescindible).

- Datos como el cargo que se ocupa dentro de la compañía; las redes sociales que se gestionan; e información de alguna cuenta personal de twitter o facebook, serán relevantes a la hora de asignar tareas y para poder contactarlos en cualquier momento.

3.- Mapéa la organización de tu equipo (define el organigrama que trabaja en redes sociales) es un buen momento para hacerlo, si no lo tenías formalmente definido.

- Agrupa personas por áreas de responsabilidad que tengan sentido: cargos, departamentos, líneas de productos, clientes o regiones.

- Distribuye a las personas por los niveles de permisos a los que tienen accesos.

- Asegúrate que la información personal de cada una de ellas sea la correcta. Piensa que estás creando una red de trabajo colaborativo que debe funcionar correctamente.

4.- Da visibilidad de los niveles de accesos de cada persona.

- Esto genera seguridad entre las personas y confianza dentro del equipo. Cada uno sabrá qué permisos tiene el otro y hasta donde podrá llegar con la edición, publicación o gestión, tanto de los contenidos, como de los miembros del equipo.

5.- Utiliza el seguimiento de tareas y acciones

- Con la asignación de mensajes de seguimiento (funcionalidad que ya existía antes), se mejora la eficiencia del servicio, el tiempo de respuesta a las incidencias y la escalabilidad de los procesos creados, ya que es posible llevar un control absoluto de las tareas que han sido asignadas a cada usuario.

La tendencia general es que los equipos dedicados a gestionar redes sociales, aumenten tanto en número de personas, como en cuentas asignadas, por lo que esta mejora introducida por Hootsuite, ayudará a que los Community Managers de las empresas y de las agencias de comunicaciones, puedan distribuirse mejor el trabajo de gestión, respuesta y actualización de las diferentes cuentas. Sin lugar a dudas, con este paquete de mejoras Hootsuite vuelve a demostrar que es un ejemplo de empresas que escuchan a sus usuarios y que crean soluciones a medida para cada uno de los perfiles que utilizan su aplicación. ¡Bien por Hootsuite!

Erasmo López

Social Media Manager

@erasmolopez