Hacer un resumen ejecutivo y no morir en el intento

El trabajo en equipo es una buena forma de presentar un resumen ejeuctivo Designed by / Freepik

En un trabajo que vine realizando ya una semanas atrás, me encontré con que en un determinado momento uno de los responsables necesitaba empezar a centralizar información y organizarla en tablas, que mejor forma de hacerlo que en Excel. Muy a mi pesar no pudo o no quiso hacer un análisis sobre esto para presentar un informe ejecutivo, por que creo esperaba que alguien lo hiciera por él.

Conocer la herramienta o procesar la información?

Llegue a la siguiente conclusión, o no sabe como utilizar Excel o entró en shock por la presión [que para mí no era mucha] Es así que creo importante escribir sobre cómo hacer un resumen ejecutivo. Donde el principal ingredientes es saber que es lo que entra como dato, tu lo procesas y lo que sale de tu oficina.

Para eso no conozco mejor herramienta que Excel, úsala y profundiza su manejo te servirá de mucho

Resumen ejecutivo

Volviendo a mi historia. Se me quedo la duda hasta ahora de si él sabe manejar o no Excel o si se quedo en en una situación de parálisis por análisis. Pero no podía sacar datos. Mi sorpresa fue grande cuando me dijo que simplemente pasaban los datos tabulados en columnas de todo estos cuatro meses. Adjunto a una nota que como referencia decía se detalle entrega.... De enero a abril.

Después de unos minutos de estar en eso de que entregar. Hicimos un cruce de variables en relación a cantidad y costo y eso entrego, como una especie de borrador para que se revisará y al cabo de unos días no modificó ni un dato.

Todos tenemos ese miedo ante la solicitud de información por parte de un superior, eso es normal. Lo que no puede ser normal es no saber sintetizar la información. Esto por que se supone que nosotros estamos con las capacidades pertinentes para ejercer de la mejor manera nuestro cargo [ideal no siempre funciona así]

Lo que aprendí es lo siguiente. Siempre saber que es lo que quieren. o preguntar qué quiere y ver qué variables están de por medio.

Ojo análisis en torno a una sola variable son de cuidado no caigas en esa trampa.

Una sola hoja

Realizar un resumen ejecutivo Designed by / Freepik

Menos es más. Eso es una ley que prefiero mantener en todo lo que hago. Si ya sabes que quiere tu jefe vamos a ver qué se hace con lo que tenemos.

Digamos:

• Cantidad de productos entregados en el semestre
• Porcentaje de avance con relación a los objetivos
• Costó o movimientos presupuestarios que se hayan hecho
• Otros por lo general totales o porcentajes

Muy bien vayamos con el primero. Tener todos los datos organizados por filas y columnas en donde tengas registrados los datos que más necesites o que sean requeridos con frecuencia. A eso unos cuantos filtros o tablas dinámicas en Excel [ojo que esto no es un curso de Excel] sacarás esto en una tablita muy bonita y simple.

Paso dos, ojo con la variable única. Si bien hasta ahí parecería que ya tenemos el dato recuerda que no es un buen análisis para tomar de decisiones trabajar con una sola variable y gracias a las tablas dinámicas podemos jugar con lo que quieras.

Digamos productos la primera variable las otras con las cuales podríamos jugar por ejemplo a quienes se han entregado esos productos.

Ahí ya podrías tener datos con los cuales poder trabajar.

Estadísticas

Algo que siempre me pareció interesante es el arte de las estadísticas y que mejor que mentir con estadísticas, así como lo enseña Darrel Huff en su libro Como mentir con estadísticas.

Así que unas cuantas barras y tortas y harán que tu resumen ejecutivo sea el mejor

es mejor trabajar con los datos ahí. Pero si no sabes que criterios aplicar o como procesar tu información para sacar un dato significativo. No te será de mucha utilidad, créeme tu eres el único que tiene todo lo necesario para sacar datos de tu área.

No caigas en la parálisis por análisis